ЭДО в помощь бизнес-процессам и работе с контролирующими органами

Переход к ЭДО 

— Расскажите, почему вы решили внедрять электронный документооборот? 

— Ежемесячно наша компания только с контрагентами обменивается тысячами документов. 

На оформление и отправку бумажных документов дилерам, а также на то, чтобы подписанные экземпляры вернулись, уходило много времени и ресурсов. Документооборот включал такие операции, как распечатка, подписание, формирование комплектов, сканирование и отправка при помощи курьерской службы, «ручной» контроль их возврата.

В работе с поставщиками, как и с дилерами, нужно было ускорить документооборот и оптимизировать бизнес-процессы компании. Обмен «бумагами» с поставщиками автокомпонентов занимал от одной-двух недель до месяца. Были случаи, когда название нашей компании исправлялось четыре долгих месяца. 

Груз размещается на удаленных складах, поэтому документы по его поставке передавались в бухгалтерию не всегда вовремя. Бывало, что они терялись при пересылке или в них обнаруживались ошибки. Компания несла почтовые расходы, а задолженность перед поставщиками отражалась в учете с задержкой. 

Мы понимали, что уменьшение бумажного документооборота поможет оптимизировать расходы и в целом усовершенствует бизнес-процессы. 

— Что произошло после перехода к ЭДО? 

— Теперь документы за несколько секунд поступают в бухгалтерию. 

Что касается работы с поставщиками, то в день поставки ответственный сотрудник проверяет и согласовывает приходные документы, после чего комплект направляется на подпись в финансовый отдел. Обработка занимает три-пять дней. 

Использование этой системы позволило автоматизировать документооборот с логистическим оператором, который предоставляет компании складские услуги. Прием на хранение автокомпонентов и отправка их на завод сопровождаются оформлением первичной документации — МХ-1 и МХ-3, объем которой в бумажном виде измеряется в кубометрах. Теперь проблем с хранением «бумаги» нет. 

Внедрение ЭДО помогло оптимизировать документооборот и с другими крупными и не только поставщиками на территории России. Удалось исключить потерю документов и ускорить их подписание, систематизировать процесс получения, поиска и согласования, добиться оперативного подписания дополнительных соглашений на те или иные виды услуг. 

— Среди ваших дилеров есть компании из стран СНГ. На них отразилось внедрение ЭДО? 

— Нам удалось исключить «ручные» процессы при оформлении бумажных документов с обеих сторон. Кроме того, мы включили в систему ЭДО прочие операции, а именно услуги на гарантийный ремонт и выплату бонусов дилерам. В настоящий момент все выплаты по прочим операциям занимают вместо одного-двух месяцев одну неделю максимум, при этом документы предоставляются в течение семи секунд. 

Основываясь на успешном опыте работы в системе электронного документооборота с контрагентами в России, компания «Ниссан» с конца 2018 года внедряет систему трансграничного ЭДО в коммуникацию с партнерами в Белоруссии и Казахстане. Переход к трансграничному ЭДО с первыми двумя официальными дилерами Nissan в Казахстане занял шесть месяцев. Первые электронные документы были подписаны в апреле 2019 года. На втором этапе реализации проекта к системе трансграничного ЭДО будут присоединены все дилеры Nissan в этом государстве.

Взаимодействие с налоговыми органами с использованием ЭДО 

— Плюсы для компании очевидны. А работа с контролирующими, в первую очередь налоговыми, органами¹ изменилась с внедрением ЭДО?

— Да, переход компании на ЭДО облегчил взаимодействие и с контролирующими органами. Теперь в ходе налоговых — и аудиторских — проверок компания предоставляет электронные документы. 

Получив требование о предоставлении большого объема документов, больше не нужно тратить время на поиск каждого из них, так как система позволяет загрузить реестром все запрашиваемые «бумаги» напрямую в налоговый орган. Это позволяет существенно сэкономить время и другие ресурсы. 

Раньше сотрудники собирали запрашиваемые документы в течение пяти отведенных на запрос дней, теперь загрузка занимает пять минут. Кроме того, автоматически формируется реестр отправляемой документации, что опять же экономит время, которое раньше уходило на подготовку описи (см. табл.). 

Таблица. Пример по запросам для сравнения 

Благодаря использованию ЭДО быстрее стали предоставляться в налоговые органы документы, подтверждающие экспортные операции и нулевую ставку НДС. 

Стоит упомянуть также ускорение процесса передачи сведений в банк для прохождения валютного контроля. 

— Как происходит процесс подтверждения нулевой ставки НДС при осуществлении экспортных операций? Это важно в работе с налоговыми органами. 

— В связи с введением поправок в статью 165 НК РФ для подтверждения ставки НДС 0 процентов по товарам, реализованным с 1 октября 2018 года в страны — члены ЕАЭС, вместо пакета товаросопроводительных документов достаточно предоставить в электронном виде перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. Помимо подтверждения ставки 0 процентов реализации товаров в страны ЕАЭС в упрощенном порядке также можно подтвердить экспорт в остальные зарубежные государства с помощью электронного реестра таможенных деклараций и товаросопроводительных документов. 

Таким образом, если на поиск, подбор и копирование всех документов, необходимых для подтверждения экспорта, бухгалтер тратил почти три месяца, то теперь время на обработку и заполнение электронного перечня заявлений и реестра составляет один месяц. Дополнительный бонус: их можно отправить онлайн в любое время, например в 23:59, а пакет бумажных копий документов необходимо предоставить строго в часы работы налоговой инспекции. Плюс экономия бумаги. 

С введением ЭДО появилась автоматическая проверка документов и влияние человеческого фактора сведено к минимуму. Если раньше в ходе камеральной проверки декларации по НДС инспектор мог запросить любой документ, который, по его мнению, вызывает сомнения, то с внедрением АСК НДС-2 все данные проверяются в автоматическом режиме. Теперь инспектор вправе запросить документ, по которому во время автоматической проверки были выявлены расхождения. 

Кроме того, развитие информационного обмена между налоговыми и таможенными органами позволило сократить объем запрашиваемых ГТД при подтверждении ставки 0 процентов при экспорте товаров, а также при вычете НДС по импорту. И если выявляются расхождения, у налогоплательщика запрашиваются подтверждающие документы — ГТД только по этим расхождениям.

— Были проблемы при представлении электронных документов налоговым органам? 

— В начале нашей работы несколько раз у инспекторов возникала сложность с открытием документа в формате xml. Думаю, это было связано с техническими особенностями программного обеспечения компьютеров в налоговом органе. Сейчас все работает без перебоев.

— Есть ли опыт или планы по предоставлению электронных документов в суд для разрешения налоговых споров? 

— У нас нет налоговых споров в судах. По иным судебным делам мы предоставляем документы для заседаний, и, что немаловажно, их поиск не занимает у нас много времени, поскольку ищем мы не в архивах компании, а в системе ЭДО. Да, действительно запросов от судов и других государственных органов много, но мы не увеличили штат сотрудников в связи с этим.

Влияние автоматизации на внутренние бизнес-процессы 

— Вы упомянули сотрудников. На них автоматизация как-то отразилась? 

— Распределение документов в системе исключило их ручную обработку с момента получения до финального подписания. 

Для автоматической сортировки входящего потока настроено распределение документов с помощью определенных коннекторов в системе. Но к полной автоматизации мы сразу не были готовы. Это произошло лишь через год. 

Сотрудник, ответственный за поставку, получает оповещение на электронную почту, проверяет и согласовывает документ. После чего тот автоматически перемещается по заданному маршруту согласования. Маршрутизация — новый виток полной автоматизации в системе ЭДО. 

— Вы говорите об автоматизации внутренних бизнес-процессов? 

— Да, после успешного опыта работы с контрагентами мы начали внедрять ЭДО для того, чтобы автоматизировать внутренние процессы. 

Были автоматизированы авансовые отчеты, которые теперь подписываются при помощи доверительной аутентификации, циклическая инвентаризация, а также оформление первичных документов по основным средствам. 

Поясню. На заводе ежедневно проводится ревизия запасов автокомпонентов и оформляются документы, подтверждающие результаты пересчета за каждую рабочую смену. А по окончании месяца составляются и подписываются сличительная ведомость и инвентаризационная опись. Из-за внушительного размера документов каждый день на распечатку уходило полпачки бумаги. Теперь же инвентаризационные описи загружаются в систему по окончании ежедневных пересчетов, что позволяет оперативно сверять произведенные корректировки в учетной системе и согласовывать результаты инвентаризации. 

Ввод в эксплуатацию и модернизация основных средств в компании также сопровождаются внушительным документооборотом. Перевод в ЭДО актов по основным средствам позволяет подписывать документы в кратчайшие сроки и минимизировать риски их утраты и ошибки в оформлении. Компания также значительно сократила трудозатраты и расходы на пересылку и хранение документов. 

— О чем надо предостеречь компании, которые, узнав о вашем опыте, решат переходить на ЭДО? 

— Предостерегать не о чем. Переходить стоит! А время лучше тратить на обсуждение методологических вопросов налогообложения. 

— Есть ли, на ваш взгляд, правовые барьеры для внедрения ЭДО и автоматизации в целом? 

— Барьеры есть везде и всегда, но если не создать среду, как тогда их преодолевать? 

Наверное, быть в первых рядах всегда тяжелее, так как много правовых вопросов приходится решать впервые. 

Но если ты справился с задачами, то можно спокойно идти дальше. 

— Поделитесь планами компании по дальнейшему развитию ЭДО. 

— В России вводится обязательная маркировка автомобильных шин. Для передачи необходимых сведений в информационную систему маркировки товаров мы также намерены использовать нашу систему. 

В наших планах упростить документооборот с логистическими компаниями, перевести товарно-транспортную и товарную накладные в электронный формат. 

Мы активно участвуем в отраслевых мероприятиях, встречаемся с коллегами из автопрома, делимся опытом перехода на ЭДО. Поэтому логично было бы объединить усилия по внедрению инноваций и цифровых технологий в бизнес-процессы друг друга.

A. Yu. Gatina, Y.N. Moskaleva

EDF assists business processes and work with
controlling authorities

Those involved in the implementation of electronic document flow
tell us how it helps to deal with the tax authorities