Счета-фактуры в электронном виде: новые правила

А.А. Меликджанян,
коммерческий директор
ООО «Такском»

Принятие Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде (далее – Порядок) – один из значимых шагов к внедрению электронного обмена юридически значимыми документами.

Установлены процедуры взаимодействия участников электронного обмена счетами-фактурами в соответствии со статьей 169 НК РФ.

Документ определяет требования и условия, необходимые для использования электронных счетов-фактур без их дублирования на бумаге. Продавец и покупатель смогут обмениваться счетами-фактурами, если получат электронную цифровую подпись (ЭЦП), зарегистрируются в системе электронного документооборота (ЭДО) и заключат договор с оператором электронного документооборота.

Операторы электронного документооборота

Процедура выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) производится по взаимному согласию сторон сделки – продавца и покупателя, которые должны иметь совместимые технические средства и возможности для приема и обработки таких документов в соответствии с установленными ФНС России форматами.

Согласно Порядку (п. 1.3) выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. И если в случае с электронной отчетностью речь идет о специализированных операторах связи, то в случае обмена электронными счетами-фактурами организации, обеспечивающие этот обмен, определены Порядком как операторы электронного документооборота. Возможно, эта разница обусловлена тем, что не все специализированные операторы будут выступать операторами в обмене электронными счетами-фактурами или среди операторов электронных счетов-фактур появятся новые организации, не выполняющие функции спецоператоров по доставке отчетности налогоплательщиков.

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС может осуществляться через одного или нескольких операторов ЭДО, между которыми устанавливаются отношения типа роуминга в телекоммуникационном секторе. Такие «роуминговые» отношения никаким образом не должны усложнить процесс обмена документами и, скорее всего, будут незаметны для каждой из сторон. Роль операторов заключается и в том, чтобы обеспечить доставку документов, подтвердить дату их выставления и получения технологическими электронными документами, которые сопровождают документооборот, то есть представить разного рода уведомления о получении, квитанции и т. п.

ЭЦП и шифрование

Согласно пункту 1.5 Порядка счет-фактура в электронном виде считается исходящим от участника ЭДО при выполнении двух обязательных условий.

Для идентификации владельца сертификата ключа ЭЦП , а также для того, чтобы установить от-сутствие искажений информации, должны использоваться средства криптографической защиты информации, имеющие сертификат ФСБ России и совместимые с аналогичными средствами ФНС России.

Следует напомнить, что Порядком закреплено добровольное решение продавца и покупателя о шифровании документов, то есть выставлять и получать счета-фактуры продавец и покупатель могут как в зашифрованном, так и в незашифрованном виде (в отличие от документооборота с налоговыми органами).

Участники электронного документооборота обязаны хранить выставленные и полученные счета-фактуры, подписанные ЭЦП, и сертификат ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Процедура выставления и получения счетов-фактур

Продавец и покупатель осуществляют ЭДО по каждому счету-фактуре отдельно. Группировка всех подтверждающих документов происходит в привязке к конкретному счету-фактуре. Каждый документ фиксируется отдельно, по нему формируется соответствующий массив подтверждающих документов.

Задача операторов ЭДО (разработчиков программного обеспечения) – сделать этот процесс полностью автоматическим. При этом в каждом конкретном случае участник ЭДО сможет увидеть, собрал ли он полный комплект документов и завершен ли у него документооборот по конкретному счету-фактуре. Этот процесс может осуществляться как при межкорпоративном взаимодействии, так и при внутрикорпоративном обмене для организаций с большим числом обособленных подразделений.

Регистрация электронного счета-фактуры в журнале выставленных и полученных счетов-фактур должна осуществляться в соответствии с датами, которые указаны в подтверждении оператора.

Что считать датой выставления и получения счета-фактуры?

Порядком установлено, что датой выставления счета-фактуры считается дата поступления файла оператору от продавца, зафиксированная в подтверждении оператора. Датой получения, соответственно, считается указанная в подтверждении дата направления оператором файла продавца покупателю. Оператор обязан переслать покупателям полученные от продавцов счета-фактуры не позднее следующего дня. Время, фиксируемое в подтверждении, соответствует часовому поясу местонахождения оператора.

При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру продавцу через оператора направляется покупателем уведомление об уточнении документа. Получив уведомление, продавец устраняет указанные в уведомлении ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру.

Преимущества

В условиях, когда коммерческая деятельность все чаще осуществляется путем электронного обмена документами, бумажные счета-фактуры становятся серьезной помехой для организаций. Вопрос хранения огромного количества бумажных счетов-фактур, нарастающего как снежный ком, тяжким бременем ложится на организации, особенно крупные, с большим количеством контрагентов.

Внедрению электронных счетов-фактур присущи неоспоримые преимущества:

• снижаются затраты на почтовые услуги и ведение архива документов на бумажных носителях (затраты на бумагу, печать, аренду площадей для архива и т. д.);
• осуществляется оперативный поиск нужного документа, так как все счета-фактуры хранятся систематизированно в элек-тронном архиве;
• увеличивается скорость передачи (для того чтобы выставить счет-фактуру контрагентам, находящимся в разных городах, потребуются минуты);
• предотвращаются потери и гарантируется доставка документов;
• обеспечивается конфиденциальность обмена документами.

По расчетам западных экспертов, внедрение электронных счетов-фактур поможет сэкономить 60–80% затрат, по сравнению с традиционной системой бумажного документооборота. Таким образом, бизнес, перейдя с бумажных счетов-фактур на электронные и оптимизировав связанные с этим переходом процессы, в среднем сэкономит 1–2% от валового оборота. Электронные счета-фактуры станут ключом к автоматизации всей цепочки поставок и эффективному управлению финансами предприятия.

Для налоговых органов использование счетов-фактур в электронном виде повысит качество и оперативность сбора информации, упростит и ускорит процедуры проверок налогоплательщиков и положительно скажется на эффективности администрирования НДС.

В перспективе

Вслед за принятием Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде должно последовать принятие изменений в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость2. Также необходимо утвердить форматы счета-фактуры, журнала учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, а также формы и форматы технологических документов.
Немаловажными остаются и такие необходимые процедуры, как интеграция программного продукта в общую систему обмена информацией между налогоплательщиками и налоговыми органами, согласование с контрагентами возможности электронного документооборота счетов-фактур и внесение изменений в договоры между ними, аккредитация операторов электронного документооборота.

Надеемся, что в ближайшее время указанные вопросы будут решены, необходимый пакет документов будет принят и новый Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде реально заработает.

Комментарий юриста

Е.А. Лысенко,
ведущий юрист «Пепеляев Групп»
 

Несмотря на все преимущества ЭДО, в проработке процедур выставления и получения счетов-фактур, описанных в Приказе Минфина России от 25.04.2011 № 50н, остается еще ряд неразрешенных вопросов, которые препятствуют использованию таких документов на практике.

В чем проблема?

Согласно пункту 8 статьи 169 НК РФ, форма счета-фактуры и порядок его заполнения, а также формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ. Пока же (до утверждения правительством новых документов) составление и выставление счетов-фактур, ведение книг осуществляется с учетом старых требований³.

Однако по действующим Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС⁴ не предполагается составление счетов-фактур, а также оформление других документов в электронном виде.

ФНС России до сих пор не утвердила форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде.

Возможно, причина этого кроется в том, что соответствующие изменения в Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 должны учитывать и новые правила выставления корректировочных счетов-фактур, которые будут введены в действие с 1 января 2012 г.⁵.

Все ли так просто?

Казалось бы, как только Правительством РФ и ФНС России будут приняты соответствующие подзаконные акты, для налого-плательщиков наступит электронный рай. Горы бумажных документов канут в Лету, электронные копии документов при проверках можно будет направить в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ), а для проведения встречных проверок инспектору достаточно будет нескольких нажатий клавиш на компьютере.

Однако остается один немаловажный вопрос: что делать с другими документами? Ведь одного счета-фактуры для обоснования права на налоговый вычет по НДС недостаточно. Для этого необходимо представить первичные документы (п. 1 ст. 172 НК РФ) либо иные подтверждающие принятие к учету приобретаемых товаров (работ, услуг) документы, предусмотренные указанной статьей Кодекса.

Ответ на этот вопрос пока остается открытым. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129‑ФЗ «О бухгалтерском учете» не предполагает обмена между участниками хозяйственных операций первичными документами на машинных носителях информации. Первичные документы обязательно должны быть изготовлены на бумажных носителях и подписаны должностными лицами, ответственными за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (п. 2 и 7 ст. 9 Закона № 129‑ФЗ).

Кроме того, первичные учетные документы могут приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, – содержать установленные пунктом 2 статьи 9 названного Закона обязательные реквизиты, включая подписи ответственных за их составление должностных лиц.

Какие перспективы?

Примечательно, что одновременно с Федеральным законом от 27.07.2010 № 229‑ФЗ был принят Федеральный закон от 27.07.2010 № 228‑ФЗ «О внесении изменений в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации», одной из задач которого было внедрение современных компьютерных технологий в организацию судопроизводства.

При этом проект «Электронное правосудие»⁶ получил более достойное развитие, нежели «Электронный документооборот».

В этой связи хотелось бы надеяться, что заложенные Федеральным законом от 27.07.2010 № 229‑ФЗ возможности также будут реализованы в ближайшее время.

A.A. Melikdjanyan
Electronic VAT invoices: New Rules
The procedure for issuing and receiving electronic VAT invoices has come into force, but is not working yet. The author analyses its specifics and the amendments to legislation that need to be made additionally to allow electronic VAT invoices to be used. The reader may also benefit from a lawyer’s comment containing a legal analysis of this innovation.