Телефон подписки 8-800-555-66-00

Журнал для профессионалов в налогообложении
Интеллектуальная поддержка "Пепеляев Групп"

Налоговое администрирование: централизация процессов в компании

24, Января 2018

О том, как централизация функции расчета налогов позволяет снизить затраты на налоговое администрирование, свести к минимуму налоговые риски и проблемы с контролирующими органами, рассказывает налоговый эксперт Ольга Ильинична Файчук 

О. И. Файчук,
руководитель налогового управления
ООО «Северсталь — Центр Единого Сервиса» (Ярославль) 

Перепоручение налоговых процессов 

— Расскажите, как в группе компаний «Северсталь» появился «Центр Единого Сервиса» (далее — ЦЕС, Центр). Почему решено было создать самостоятельное юридическое лицо и перепоручить ему отдельные функции?

— Решение об организации Центра было принято в 2008 году в разгар экономического кризиса. Мы опирались на лучшие практики иностранных компаний, где выделение общих центров обслуживания стало общепринятой нормой еще в конце прошлого века. 

Одной из предпосылок стало также внедрение системы по планированию ресурсами предприятия SAP ERP — системы мирового класса. Это позволило нам сразу же создать платформу для централизованного удаленного исполнения процессов бухгалтерии и казначейства из одной локации для разных компаний группы. В дальнейшем подобным образом были трансформированы другие функции и процессы. 

В настоящее время благодаря накопленной экспертизе мы вышли на рынок в нашей корневой компетенции — трансформации бизнес-процессов и оказания услуг аутсорсинга в области финансов и процессов по управлению персоналом. 

______________________________________________________________________________________

Биография
 
Образование — Ленинградский горный институт (в настоящее время — Санкт-Петербургский горный университет).
Карьеру начала в 1982 г. в «Печоршахтсрой» (Воркута) рядовым сотрудником и выросла до заместителя генерального директора по экономике.
С 2006 г. работала заместителем директора по экономике деревообрабатывающей компании во Владимирской обл., главным бухгалтером угледобывающей компании в Ростовской обл.
В 2009 г. переехала в Ярославль, начала работу в ООО «Северсталь — Центр Единого Сервиса» (ЦЕС).
2011 — апрель 2012 г. — работа в проектном офисе ЦЕС — лидера по переводу налоговых процессов дивизиона «Северсталь Российская Сталь».
Эксперт в области налогового учета и отчетности, оптимизации учетной системы и автоматизации налогового учета. 
______________________________________________________________________________________

— Какие услуги вы оказываете компаниям как налогоплательщикам?

— Мы ведем налоговый учет, формируем отчетность, администрируем и проводим бизнес-планирование налогов, сопровождаем налоговые проверки, обеспечиваем эффективный внутренний контроль, методологическую поддержку пользователей учетных систем. 

Наша задача — максимально автоматизировать расчет налогов в системе учета клиента и минимизировать риски их некорректного исчисления. До перехода в ЦЕС налоги на отдельных предприятиях закрывались 20–25 дней, сейчас это занимает несколько часов. 

Представление документов в налоговые органы и суды 

— Куда налоговый орган направляет запрос — непосредственно в ЦЕС или в адрес компании, которую вы обслуживаете? Кто готовит ответ, подписывает документы?

— ЦЕС выполняет полный цикл действий: от получения требования до подписания и отправки документов. Классификацией требований налогового органа, распределением ответственных по каждому пункту требования, консолидацией документов, подготовкой ответа занимается ответственный за расчет налога в Центре. 

Сложные вопросы решаются с помощью налогового эксперта и (или) налогового юриста компании. Основная задача клиентов — принимать бизнес-решения и предоставлять Центру специфическую информацию или пояснения в части бизнес-процессов и производства. 

______________________________________________________________________________________

О компании

«Северсталь — Центр Единого Сервиса» (ssc.severstal.com) специализируется на услугах аутсорсинга бизнес-процессов в области финансов, управления персоналом, закупок и поддержки продаж и консалтинга по построению и аудиту общих центров обслуживания. Особое внимание уделяется эффективности бизнес-процессов, их автоматизации и роботизации.

ЦЕС оказывает услуги более чем 70 предприятиям (группы «Северсталь» и аффилированным) в России, Казахстане и Африке с общей численностью сотрудников 80 тыс. Более 700 квалифицированных сотрудников ЦЕС работают в пяти часовых поясах на трех языках.

С 2012 г. признается лучшим многофункциональным центром обслуживания. 

______________________________________________________________________________________

— Поясните, пожалуйста. Например, налогоплательщик — предприятие из Карелии получило запрос на бумаге налогового органа о предоставлении документов. Это предприятие — ваш клиент. Что происходит дальше?

— Обычно запросы приходят по телекоммуникационным каналам связи, крайне редко по почте. Но в предложенном случае документ поступает в отдел по сопровождению бухгалтерского и налогового учета — обособленное подразделение ЦЕС, расположенное в месте локации клиента. Далее запрос переводится в электронный вид и отправляется в специальную папку электронного архива. С момента, когда документ получен в Карелии, и до того, как он открыт в нашем Центре в Ярославле, проходит не более трех часов. 

Все документы компаний, которые направляются в налоговые органы, формируются и хранятся в электронном виде, что обеспечивает оперативность, сокращает трудозатраты и почтовые расходы (см. врезку ниже). В бумажном виде документы предоставляются, только если нет технической возможности направить электронную версию. 

______________________________________________________________________________________

Цифра

90% документов направляются в налоговые органы (которых более 200) в электронном виде. 

Технически для электронного архива мы используем стандартные возможности продукта «Контур Экстерн», если запрашивается небольшое количество документов. По объемным требованиям применяется облачный сервис «Контур Архив», позволяющий налогоплательщику выкладывать документы в электронном виде, а налоговому органу — использовать их в мероприятиях налогового контроля. 

______________________________________________________________________________________

— А если нужно представить документы в суд по налоговому спору, как они готовятся?

— В ЦЕС существует практика подбора документов из бумажного архива по запросу налогового юриста. С 2016 года на предприятиях «Северстали» внедрен юридически значимый электронный документооборот — мы будем готовить в суд распечатанные электронные документы. 

— Нет ли у судов претензий по соответствию требованиям АПК РФ о представлении документов в виде оригиналов или надлежащим образом заверенных копий?

— Подобного опыта работы с судами у нас еще нет, однако налоговые органы электронный документ в распечатанном виде принимают без претензий. 

Подготовка налоговой документации в консолидированных и международных группах компаний 

— Как обслуживаются крупные сделки с учетом требований НК РФ?

— На стадии согласования договора налоговый эксперт классифицирует сделку. Порядок отражения в налоговом учете разных видов сделок регламентирован соответствующими стандартами. Введенная в ЦЕС система внутреннего контроля позволяет отслеживать сделку от момента принятия решения до отражения в учете. 

— Компании группы «Северсталь» входят в консолидированную группу налогоплательщиков (КГН). Отчетность для них также формирует Центр?

— Да, в группе на сегодня 25 участников. Тот факт, что почти все они, за исключением одной компании, находятся на обслуживании в ЦЕС, сильно упростило работу по формированию налоговой базы и сопровождению налоговых проверок. 

В целом же введение КГН позволило значительно сократить трудозатраты на администрирование контролируемых сделок, ввести единые стандарты и правила коммуникации с налоговыми органами. Как следствие — более высокая степень управляемости и прозрачности. 

— В России внедряется трехуровневая документация по трансфертному ценообразованию для международных групп компаний1: Country-by-country report, Master file и Local file2. Ваш Центр готов оказывать услуги такого рода?

— В части процессов трансфертного ценообразования ЦЕС оказывает услуги по обоснованию цены сделки, формированию и отправке уведомлений о контролируемой сделке, сопровождению налоговых проверок. 

Подготовкой Master file и Local file занимается налоговый эксперт. Эффективность передачи этого процесса в ЦЕС пока не оценивалась: практики по нему сформировано мало, требуется принятие решений исходя из знания последовательности и сущности сделок. Отчетность Country-by-country будет подготавливаться силами налогового эксперта, но после проработки методологических вопросов ЦЕС сможет выполнять и эту функцию. 

Преимущества и трудности аутсорсинга услуг по налоговому администрированию 

— Сейчас ЦЕС оказывает услуги не только подразделениям группы «Северсталь», но и сторонним компаниям. С Вашей точки зрения, какие преимущества появляются у тех, кто выбирает Центр?

— Прежде всего, это более чем восьмилетний успешный опыт в разных отраслях и функциях. Накопленная нами экспертиза, методологическая база по труднейшим налоговым вопросам позволяет предложить нашим клиентам оптимальное решение. 

Другой фактор — репутация, основанная на стабильности и высоком качестве услуг. Для нас крайне важно соблюдение уровня SLA (см. врезку ниже) с заказчиком. 

______________________________________________________________________________________

SLA

Service Level Agreement — соглашение об уровне предоставления услуги, устанавливающее параметры качества предоставляемых бизнесу IT-услуг. 

Ну и наконец, это автоматизация и роботизация процессов, благодаря чему сокращаются сроки, стандартизируются и оптимизируются бизнес-процессы, снижается количество ошибок и обеспечивается бесперебойность работы в заданном клиентом режиме. 

______________________________________________________________________________________

— Можно ли выделить типичные проблемы, возникающие у клиентов при переходе на обслуживание в ЦЕС? К чему стоит подготовиться заранее?

— Во-первых, это сопротивление персонала. При всей эффективности и просчитанности перевода сервисов у кого-то работы уменьшится, кого-то перемены коснутся лично, кому-то предложат новые роли или бо´льшую ответственность. Здесь нет единого решения, главное — быть открытым с персоналом и планировать занятость ценных и продуктивных сотрудников и экспертов на будущее. 

Во-вторых, в переходный период возникают ситуации неполной передачи знаний. Специфика нового сервиса требует повышенного внимания к его качеству и, как может показаться, даже излишне щепетильного отношения к полноте и качеству выполнения контрольных процедур, позволяющих определять и корректировать уровень обслуживания. 

И в-третьих, вопросы IТ и инфраструктуры. Но основные и разумные тесты на отказоустойчивость, создание резервных копий баз данных, дублирование инфраструктуры и тестирование программного обеспечения и оборудования позволяют свести эти риски к минимуму. 

— А есть ли правовые барьеры, которые мешают развивать в России такие центры, как ваш?

— Разумеется, как у общего центра обслуживания, у ЦЕС нет правовых ограничений в развитии. Но если говорить о нас как о провайдере услуг аутсорсинга и консалтинга, то при расчете экономического эффекта, прибыльности (убыточности) сделок всегда возникают нюансы, обусловленные правовым регулированием разных отраслей экономики. 

Так, есть компании, которые полностью или частично работают в режиме государственной тайны. Поставщик услуги должен соблюдать требования к лицензированию права на работу с гостайной и ряд ограничений. 

Или, например, требования к проведению конкурсов для компаний, находящихся в муниципальной или государственной собственности. Ежегодно такие компании проводят тендер на закупку услуги. Способствует ли это нормальному функционированию такой долгосрочной услуги, как аутсорсинг финансов или управление персоналом? Скорее нет, ведь у аутсорсинга годичный цикл. 

Развитию центров мешает и недостаточное урегулирование электронного документооборота. 

_________

1Федеральный закон от 27.11.2017 № 340-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с реализацией международного автоматического обмена информацией о финансовых счетах и документацией по международным группам компаний».
2Подробнее о документации по ТЦО см., например: Сумина О.Л. Реакция транснациональных корпораций на недавние инициативы ОЭСР // Налоговед. 2016. № 2. С. 65–71; Предоставление межстрановой отчетности (CbCR): реальность и ожидания // Налоговед. 2017. № 7. С. 48–55. 

 

УВАЖАЕМЫЕ читатели! 

Страницы нашего журнала — это площадка для обмена передовыми знаниями и опытом.

Расскажите, что позволило вам, вашей компании оптимизировать текущую работу: снизить расходы на налоговое администрирование, уменьшить риски, облегчить налоговый учет, внедрить современные технологии и инструменты, повышающие эффективность бизнес-процессов.

Проведите свой мастер-класс в «Налоговеде»!

Редакция журнала

мне тут нравится
24713

Отзывы

Тестовый текст для блока отзывы

Отправить отзыв

Пожалуйста, введите ваше имя, электронный адрес и напишите отзыв. Мы обязательно прочтем ваш отзыв и, если он окажется интересным, опубликуем его на нашем сайте в разделе "тратата"

Ваше имя
Ваше эл. адрес
Ваш отзыв
Правовая база